Menangani Surat Masuk Dan Surat Keluar

  Haloo Guyss, kali ini saya akan membahas tentang Menangani Surat Masuk Dan Surat Keluar.
 Langsung saja kita lihat di bawah ini penjelasannya :D

Surat Masuk
Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.
Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;

1. Sistem buku agenda
2. Sistem kartu kendali

1.      Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

Buku agenda ada 3 macam;

1. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
3. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

1. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
2. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
3. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
4. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
5. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat
6. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
7. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
8. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a)      Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.
Tugas penerima surat adalah:

1. mengumpulkan setiap surat yang masuk,
2. meneliti ketepatan alamat
3. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

b)      Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

c)      Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

d)      Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

e)      Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

1. Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
2. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

Contoh:
f)       Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor

Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga
Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.

1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.

1.      Penanganan surat keluar sistem buku agenda

1. Pembuatan Konsep

Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer.
Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat dengan balk, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagiar surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingg; tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetika
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:

1. Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan;
2. Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhar masing-masing.

Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:
1)      Atasan atau pimpinan

• Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia.
• Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
• Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.
• Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.

2)      Orang yang ditunjuk (Konseptor)

• Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat.

Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep ditulis di lembar konsep surat. Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalam membuat konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas dalam pertanggungjawabannya.

1. Persetujuan Konsep

Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.

1. Pencatatan Surat

Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. Format buku agenda dan cara pengisiannya dapat lihat pada materi pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

1. Pengetikan Konsep Surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.

1. Pemeriksaan Pengetikan

Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

1. Penandatanganan Surat

Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

1. Pemberian Cap Dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.

1. Melipat Surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Serrientara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.

1. Penyampulan Surat

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.
Perhatikan juga hal-hal berikut.

1. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.
2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan.
3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul di sebelah kiri.
4. Perangko secukupnya.

1. Pengiriman Surat

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, balk surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:

1. jenis surat;
2. informasi yang tercantum dalam surat;
3. tujuan/alamat surat;
4. volume/banyaknya surat.

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.
1)      Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada alamat yatud -ju-Saat menyerahkan suraflpada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern.
2)      Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat saja dalam buku ekspedisi hahwa pengiriman dilakukan melalui kotak surat.
3)      Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya).
4)      Melalui Internet (akan dijelaskan tersendiri dalam Kegiatan Belajar 4 “Mengelola dan Mengirim E-Mail”).

1. Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.
Catatan:

1. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip.
2. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat edaran, maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah di tandatangani kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin fotokopi atau risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat yang dituju.

Terima kasih sudah berkunjung

Perbedaan Arsip dan Kearsipan

Perbedaan Arsip dan Kearsipa

Kali ini saya akan membahas materi yang sudah guru saya ajarkan ke saya yaitu tentang perbedaan arsip dan kearsipan, berikut perbedaan arsip dan kearsipan !!

A.    Arsip dan Kearsipan

1.     Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2.     Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3.     Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

B.    Jenis-jenis Arsip

1.     Jenis-jenis arsip berdasar frekuensi penggunaannya

a.     Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu:

1)    Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

2)    Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

b.     Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

2.     Jenis-jenis arsip berdasar medianya

a.     Arsip konvensional adalah arsip yang berbasis kertas. Contohnya adalah: SK, sertifikat, piagam, dll

b.     Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilihat dan/atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya.

Arsip audio visual meliputi:

1)    arsip citra statis atau foto;

2)    arsip citra bergerak yaitu film, microfilm, video, dan video compact disc (VCD)/digital video disc (DVD)/liquid crystal display (LCD);

3)    Arsip rekaman suara yaitu kaset dan compact disc (CD);

4)    arsip kartografi/peta dan kearsitekturan/gambar konstruksi bangunan; dan

5)    media lain sesuai dengan perkembangan teknologi penciptaannya.

c.     Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer.

Penciptaan arsip elektronik dapat berasal dari hasil alih-media, naskah dinas elektronik (E-mail), website internet, basis data, dokumen multimedia, dan lain- lain.

C.    Azas Penyelenggaraan Kearsipan

Di antara aza-azas penyelenggaraan kearsipan adalah sebagai berikut:

1.       kepastian hukum;

2.       keautentikan dan keterpercayaan;

3.       keutuhan;

4.       asal usul (principle of provenance);

5.       aturan asli (principle of original order);

6.       keamanan dan keselamatan;

7.       keprofesionalan;

8.       keresponsifan;

9.       keantisipatifan;

10.    kepartisipatifan;

11.    akuntabilitas;

12.    kemanfaatan;

13.    aksesibilitas; dan

14.    kepentingan umum.

D.    Peran arsip bagi organisasi:

1.     Bahan perencanaan

Setiap organisasi membutuhkan perencanaan, baik dalam hal tata kerja, keuangan, staffing, maupun hal-hal lainnya. Sebagai contoh arsip sebagai perencanaan adalah proposal dan laporan hasil kerja. Proposal dan laporan hasil kerja suatu periode dapat digunakan sebagai acuan program kerja periode berikutnya.

2.     Penyelamatan aset  

Arsip dapat digunakan sebagai penyelamat aset suatu organisasi. Dengan adanya arsip kepemilikan, maka aset organisasi dapat diselamatkan. Sebagai contoh adalah keberadaan sertifikat kepemilikan dan surat dan warkat lainnya.

3.     Perlindungan Hak atas Kekayaan Intelektual

          Kekayaan intelektual merupakan hal yang harus dipertahankan agar tidak diklaim oleh pihak lain. Sebagai contoh arsip ini adalah sertifikat hak cipta suatu produk.

4.     Penyelesaian sengketa/kasus

          Banyak sengketa tanah atau gedung terjadi karena pihak-pihak yang bersangkutan merasa memiliki sesuatu yang sama. Di mata hukum, pihak yang memiliki bukti lah yang dapat memperoleh hak-haknya.

5.     Perlindungan wilayah

          Wilayah kekuasaan suatu institusi sering kali menjadi perebutan dengan institusi lain. Hal ini karena organisasi tidak mampu menunjukkan warkat yang merupakan bukti kepemilikan wilayah tersebut.

6.     Membangun citra

Untuk mempromosikan sesuatu, sebuah organisasi tidak selalu harus menunjukkannya dengan kata-kata. Sebuah organisasi cukup menunjukkan arsip foto atau sertifikat penghargaan yang dimilikinya. Sebagai contoh: jika suatu sekolah ingin menunjukkan lingkungan belajar yang bersih dalam brosur bagi calon mahasiswa, maka sekolah itu tidak harus menuliskan kata-kata, namun cukup melampirkan kondisi lingkungan sekolah dengan foto. Foto dapat menggambarkan kondisi yang lebih lengkap daripada kata-kata.

7.     Menanamkan nilai

Generasi suatu organisasi selalu berlanjut dan berganti. Untuk menanamkan nilai pada generasi baru, maka sebuah organisasi dapat menunjukkannya dengan naskah-naskah keberhasilan di masa lalu. Sebagai contoh: Suatu perguruan tinggi dapat menunjukkan foto-foto KKN di masa lalu yang luar biasa, sehingga mahasiswa yang akan melaksanakan KKN sekarang mempunyai gambaran tentang keberhasilan di masa lampau.

8.     Bahan pengambilan keputusan

Ada kalanya suatu keputusan membutuhkan berbagai pertimbangan. Dalam hal ini, arsip dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan.

E.     Lembaga Kearsipan

Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

Lembaga Kearsipan di Indonesia meliputi:

1.     Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

2.     Arsip daerah provinsi

3.     Arsip daerah kabupaten/kota

4.     Arsip perguruan tinggi

Daftar Referensi

1.       UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2.       Keputusan Kepala ANRI No 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan

3.       Keputusan Kepala ANRI No 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta

4.       Permendiknas No 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas

5.       Keputusan Presiden No 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

6.       PP No 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip

Jika ada kata - kata yang salah atau pengetikannya ada yang salah.. tolong beri komentar ya1! nanti saya perbaiki, Terima Kasih Sudah Berkunjung

Cara Cepat Belajar Bahasa Inggris Sendiri Tanpa Les / Kursus

Cara Cepat Belajar Bahasa Inggris Sendiri Tanpa Les / Kursus

Ingin tahu bagaimana cara cepat belajar sendiri dan menguasai bahasa Inggris dengan baik tanpa harus ikut bergabung pada lembaga kursus/les bahasa Inggris yang bisa memakan biaya besar, butuh waktu, dan terkadang hasilnya juga tetap tak memuaskan? Ikutilah tips-tips di bawah ini dengan seksama.

• Mantapkan dulu niat dan tekad anda untuk bisa mengusai bahasa Inggris. Jika sudah ada kemauan yang kuat, maka jalan selanjutnya akan lebih mudah.

• Pelajari dulu cara mengucapkan alphabet dalam bahasa Inggris dari a sampai z,angka-angka, dan kata-kata dan kalimat-kalimat dasar bahasa Inggrisseperti : aku, kamu, mereka, dia, disana, siapa, mengapa, dimana, apa kabarmu, baik, ucapan selamat dsb. Ini bisa anda pelajari dari buku-buku belajar bahasa Inggris manapun, tak harus yang mahal-mahal (anak-anak sekarang seharusnya sudah mempelajarinya di sekolah). Lebih bagus lagi jika anda bisa mempelajarinya di internet memanfaatkan mesin pencari google. Tujuan mempelajari kata-kata dan kalimat sederhana ini adalah untuk menumbuhkan minat sekaligus meningkatkan semangat anda dalam belajar karena merasa bisa setelah belajar hal-hal yang mudah.

• Bagian paling penting dari sebuah bahasa adalah kosakata (vocabulary). Anda bisa memasang target harus menghapal berapa banyak kosa kata baru bahasa Inggris dalam sehari. Anda bisa memanfaatkan buku kamus bahasa Inggris maupun internet. Hendaknya anda menghapal bagaimana cara menuliskan kata tersebut, sekaligus cara mengucapkannya yang benar. Untuk mengetahui cara pengucapan yang benar dari suatu kata anda bisa mendengarnya langsung dari internet, biasanya dari situs kamus bahasa Inggris, contohnya :thefreedictionary.com. Situs tersebut memang merupakan situs bahasa Inggris yang memberi penjelasan juga dalam bahasa Inggris. Tapi bagi anda yang pemula bisa memanfaatkannya untuk mendengarkan cara pengucapannya dengan mengklik gambar yang berbentuk terompet setelah anda memasukkan suatu kata kunci yang hendak dicari maknanya. Alternatif lainnya adalah situs kamus.net yang merupakan situs online kamus bahasa inggris - indonesia. Disana selain mendapatkan arti kata dalam bahasa Indonesia, anda juga bisa mendengar cara pengucapan kata. Akan tetapi kelemahannya situs tersebut kurang lengkap (walau terus mengalami perbaikan dari waktu ke waktu). Alternatif tambahan adalah : fitur translate atau terjemahan yang ada di situs google dimana selain berfungsi sebagai kamus (bisa per kata bisa juga per kalimat), juga bisa untuk mendengarkan cara pengucapan kata. Akan tetapi ketepatan google translate ini tak 100%, jadi cuma sebagai pembantu.

• Pelajarilah tata bahasa Inggris (grammar), baik ketika anda sudah menguasai cukup banyak kata-kata bahasa Inggris ataupun dilakukan secara bersamaan dengan menghapal kosakata. Anda bisa memanfaatkan buku apa saja pada awalnya. Setelah anda memiliki cukup bekal kosakata, atau sudah bisa memanfaatkan kamus dan mencari arti kata bahasa inggris dengan cepat, maka janganlah segan-segan memiliki buku tata bahasa (English Grammar) yang tebal-tebal dan bagus. Pelajari dengan teratur, rajin, dan berkesinambungan. Jangan takut jika ada sebagian tata bahasa yang membuat anda bingung. Tak masalah, yang penting hal-hal dasar mampu anda kuasai seperti menyusun kalimat yang benar dalam konteks saat ini (present tense), masa lalu (past tense), masa akan datang, yang sudah terjadi, dsb. yang bisa anda pelajari bertahap. Internet juga bisa anda manfaatkan dalam belajar tata bahasa Inggris saat ini.

• Banyak-banyak membaca artikel atau tulisan bahasa Inggris seperti dari internet, koran / majalah bahasa Inggris, buku-buku bahasa Inggris, dsb. Dengan bekal beberapa kosakata, dan tata bahasa dasar yang telah anda kuasai, anda diharapkan paling tidak sudah bisa mengerti tulisan bahasa Inggris. Walaupun cuma sepertiga atau sepersepuluh paragraf yang anda bisa tahu, tak masalah. Jangan takut ! Anda masih dalam tahap belajar. Dengan membaca tulisan berbahasa Inggris, anda malah akan bisa menambah kosakata anda yakni dengan menandai kata yang tak dimengerti lalu mencari tahu artinya. Anda juga akan dapat gambaran bagaimana tata bahasa Inggris atau cara menyusun kata-kata untuk menjadi sebuah kalimat yang baik dalam bahasa Inggris dengan membaca tulisan-tulisan tersebut.

• Untuk melatih pendengaran anda mendengar bahasa Inggris, anda bisa memanfaatkan nyanyian bahasa Inggris, dengarkan dan bandingkan dengan lyriclagunya yang bisa diperoleh dari internet. Atau bisa juga dengan menonton film-film bahasa Inggris tanpa memperhatikan atau dengan menghilangkan teks bahasa Indonesianya.

• Latihan berbicara bahasa Inggris, baik secara langsung maupun secara mental. Belajar bahasa tanpa praktek memang akan susah. Carilah teman yang bisa anda ajak berlatih bercakap-cakap dalam bahasa Inggris. Anda juga bisa berbicara pada diri anda sendiri atau berpikir dengan menggunakan kalimat bahasa Inggris. Lebih baik lagi jika anda sekali-kali berusaha bercengkrama atau berkenalan dengan orang asing yang berbahasa Inggris sehingga anda bisa mempraktekkan apa yang telah dipelajari secara langsung.

• Jangan pernah menyerah karena memang belajar bahasa butuh waktu. Tak ada orang yang bisa langsung seketika mahir berbahasa Inggris. Butuh proses yang bisa memakan waktu bertahun-tahun untuk bisa ke tahap berkomunikasi memakai bahasa Inggris dengan baik. Maka mulailah dari sekarang sehingga lebih cepat anda akan bisa menguasai bahasa Inggris nantinya.

• Beranilah dan jangan malu ! Bahasa Inggris bukanlah bahasa asli anda. Orang lain (barat/bule) akan mengerti itu, akan paham, dan tak akan pernah mengejek anda jika salah berucap. Perlu anda ketahui banyak orang-orang yang tak bisa berbahasa Inggris dengan baik dan lancar tetap nekad pergi ke negara asing yang berbahasa Inggris, dan mereka nyaris sama sekali tak pernah diejek dengan kemampuan berbahasa yang pas-pasan. Malah pada akhirnya mereka dengan kesungguhan hati dan keberaniannya mampu berbahasa Inggris dengan fasih.

Pengertian Struktur Organisasi Fungsional

Pengertian Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi fungsional adalah suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang berberda-beda.

           Didalam lembaga pendidikan khususnya di Indonesia, pada umumnya menggunakan struktur organisasi fungsional Struktur organisasi ini sangat cocok diterapkan karena dapat memudahkan melakukan pengawasan.

Ciri-cii organisasi fungsional adalah sebagai berikut :
1. Organisasi kecil
2. Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staff ahli
3. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
4. Target yang hendak dicapai jelas dan pasti
5. Pengawasan dilakukan secara ketat
6. Tidak menjamin adanya kesatuan perintah
7. Hemat waktu karena mengerjakan pekerjaan yang sama

Kebaikan struktur organisasi fungsional diantaranya :
1. Program terarah
2. Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai
3. Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat

Keburukan struktur organisasi fungsional diantaranya :
1. Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi
2. Koordinasi sulit dilaksanakan
3. Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan

ciri-ciri organnisasi fungsional adalah sebagai berikut:

1, setiap pimpinan dapat memberikan perintah kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungan dengan fungsi atasan tersebut.

2. setiap pimpinan dapat menerima perintah dari pimpinan mana saja asal lebih tinggi kedudukannya

3. tidak terlalu menekankan pada struktur hirarki

4. tanggung jawab pelaksanaan kepada lebih dari satu pimpinan.

Terima Kasih Sudah Berkunjung

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN ABJAD

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN ABJAD

1. Pengertian

System abjad adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang di susun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nam aorang/badan/organisasi tersebut di susun berdasarkanurutan abjad. System abjad merupakan  juga system yang tertua, langsung, dan yang paling banyak digunakan. Di sebut dengan system langsung (direct filing system) kareda dapat langsung mencari arsip yang tanpa menggunakan kartu indeks.

Adapun keuntungan penggunaan sistem abjad adalah:

1. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu
2. Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map
3. Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
4. Mudah diterapkan

Sedangkan kerugian sistem abjad adalah:

1. Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya
2. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terpisah dalam penyimpanannya.
3. Harus mempergunakan peraturan mengindeks
4. Banyak orang yang memiliki nama sama, sehingga harus lebih teliti, karena kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip.

2. Fungsi

Fungsi dari sistem penyimpanan abjad dari beberapa sistem penyimpanan tentu kita bertanya-tanya mengapa harus memakai sistem ini, sistem itu, untuk sistem abjad ini paling tidak kita bisa berargumen sebagai berikut:

1. agar mudah menemukan berkas berkas atau arsip dengan cepat sesuai dengan urutan nama orang, nama perusahaan, nama organisasi, maupun instansi pemerintah

2. nama lebih mudah diingat oleh siapapun

3. petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama

4. dokumen lebih sering dicari dan diminta melalui nama

5. jumlah langganan yang berkomunikasi banyak

3. Alat yang digunakan

Pada dasarnya semau jenis perlengkapan arsip dapat digunakan untuk  menyelenggarakan kegiatan penyimpanan system abjad. Dalam hal ini, penggunaan alat kearsipan ynag digunakan, lebih di tekankan untuk alat – alat yang paling di gunakan di semua kantor, khususnya untuk menyimpan arsip – arsip aktif . Untuk peralatan yang di tidak di sebutkan disini, dalam praktiknya dapat menyesuaikan denga aturan yang berlaku dalam penyimpanan system abjad. Peralatan dan perlengkapan tersebut, anatara lain sebagai berikut.

A. Filing cabinet

Laci filing cabinet dapat menampung surat sekitar 3500 – 4000 lembar. Jadi penggunaan filing cabinet disesuaikan dengan banyaknya arsip yang ada di kantor. Paling tidak 1 filing cabinet hsrud di sediakan jika arsip tidak banyak. Laci tersebut dapat di beri kode A – Z. Akan tetapi, jika arsip dalam jumlah yang banyak, biasa saja 1 laci hanya untk sau kode huruf. Jadi, dibutuhkan sebanyak 26 laci.

B. Guide

Guide sebagai pembatas antara kelompok arsip yang satu dengan yang lainnya sebanyak 26 guide juga harus disediakan. Di beri kode A – Z.

C. Hanging folder

Untuk mrnyimpan surat dalam filing cabinet, surat terlebih dahulu harus dimasukan ke dalam hanging folder, jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Hanging folder di tempatkan belakang guide. Misalnya, jika di tempatkan di belakang guide A, hanging folder diberi kode Aa,  Ab, A, dan seterusnya. Atau dapat langsung diberi kode dengan nama koresponden.

D. Alat sortir

Untuk memudahkan dalam menyotir arsip, di perlukan alat sortir yang memadai. Tentu saja 26 kotal/trap disediakan.

4. Prosedur penyimpanan arsip system abjad

Langkah – langkah/prosedur penyimpanan arsip sintem abjad aalah sebagai berikut.

A. Memeriksa surat/berkas

Sebelum surat di simpan, terlebih dahulu petugas memeriksa surat/arsip yang akan disimpan. Apakah arsip tersebut sudah boleh disimpan, ataukah sebenarnya surat tersebut masih belum selesai prosesnya.

B. Mengindeks surat/berkas

Surat di baca, kemudian di tetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka yang di indeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar maka yang di indeks adalah nama tujuan.

C. Mengode surat/berkas

Kode surat didapat setelah mengetahui indeks. Kode abjad di ambil dari dua huruf pertama pada unit pertama nam yang telah di indeks. Tulislah kode pada surat/ arsipnya.

D. Menyortir surat

Menyortir surat adalah mengelompokan surat – surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu “monda mandir”.  Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan pada saat yang bersamaan dalam jumlah yang banyak.

E. Menempatkan surat/berkas

Langkah terakhir dari proses penyimpanan adalah menempatkan arsip yang pada tempatnya. Tempatkan arsip sesuai dengan kode yang telah di tetapkan.

5. Prosedur penemuan kembali

Surat yang sudah disimpan, pada suatu saat dapat di cari kembali. Keberhasilan dari kegiatan kearsipan adalah apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat. Hal penting yang harus di ingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman. Ini sangat penting dilakukan karena seringkali kehilangan arsip di sebabkan karea peminjaman yang tidak tertib, artinya peminjaman tidak di catat. Kehilangan arsip berarti kehilangan informasi.

Langkah – langkah yang dilakukan untuk menemukan surat adalah sebagai berikut.

A. Menentukan judul surat

Petugas harus mengetahui judul dari arsip yang dicari, yaitu nama pengirim (jika surat masuk) atau nama yang di tuju (surat keluar).

B. Menentukan indeks

Judul surat kemuadian di indeks berdasarkan peraturan mengindeks nama orang/badan/organisasi.

C. Menentukan kode/surat

Nama yang sudah di indeks kemudian di tentukan kode suratnya, sebagai pedomanan/alat bantu untuk mencari arsip

D. Mencari arsip di tempat penyimpanan

Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat.

E. Mengambil surat

Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang di cari, ambilah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)

F. Memberikan arsip kepada peminjaman

Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjaman disertai lembar peminjaman arsip (lembar 2) untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan.

G. Menyimpan lembar  pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file

Lembar pinjam arsip (disimpan pada tickler file sebagai alat control petugas arsip tergadap arsip –  arsip yang di pinjam.

B. Contoh penyimpanan arsip menurut abjad

                                                                                                       

Setelah nama diindeks (apakah itu perorangan, perusahaan, pemerintah, organisasi), kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tetapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunnya dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga, dan seterusnya.

Berikut contoh susunan klasifikasi abjad. dalam sebuah laci.

Guide pada Sistem Abjad

Dibalik setiap guide abjad inilah disimpan surat-surat yang sudah diklasifikasikan/dikelompokan berdasarkan susunan abjad.
Contoh:
Abdurahman
Ali Abdurahman
Waluyo Abdi
Haryanto Arbi
Abdullah Badawi
Gunawan Budianto
Raihan Binsar
Ratna Budianto
Chacha Cahyanti
Yulianti Cahyati
Septian Dwi Cahyo
Alia Mitha Cahaya

setelah nama-nama tersebut diindeks dan diklasifikasikan, maka urutan surat-surat tersebut adalah sebagai berikut.

1. Abdi, Waluyo

2. Abdurahman
3. Abdurahman, Ali
4. Arbi, Haryanto
5. Badawi, Abdullah
6. Binsar, Raihan
7. Budianti, Ratna
8. Budianto, Gunawan
9. Cahaya, Alia, Mitha
10. Cahyati, Chacha
11. Cahyati, Yulianti
12. Cahyo, Septian, Dwi

Kalau sudah diurutkan seperti diatas maka tinggal meletakan surat tersebut kedalam guide yang sesuai dengan abjadnya, misal: Abdi, Waluyo disimpan pada guide A.

Terima kasih telah berkungjung