SISTEM PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN ABJAD

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN ABJAD

1. Pengertian

System abjad adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang di susun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nam aorang/badan/organisasi tersebut di susun berdasarkanurutan abjad. System abjad merupakan  juga system yang tertua, langsung, dan yang paling banyak digunakan. Di sebut dengan system langsung (direct filing system) kareda dapat langsung mencari arsip yang tanpa menggunakan kartu indeks.

Adapun keuntungan penggunaan sistem abjad adalah:

1. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu
2. Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map
3. Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
4. Mudah diterapkan

Sedangkan kerugian sistem abjad adalah:

1. Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya
2. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terpisah dalam penyimpanannya.
3. Harus mempergunakan peraturan mengindeks
4. Banyak orang yang memiliki nama sama, sehingga harus lebih teliti, karena kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip.

2. Fungsi

Fungsi dari sistem penyimpanan abjad dari beberapa sistem penyimpanan tentu kita bertanya-tanya mengapa harus memakai sistem ini, sistem itu, untuk sistem abjad ini paling tidak kita bisa berargumen sebagai berikut:

1. agar mudah menemukan berkas berkas atau arsip dengan cepat sesuai dengan urutan nama orang, nama perusahaan, nama organisasi, maupun instansi pemerintah

2. nama lebih mudah diingat oleh siapapun

3. petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama

4. dokumen lebih sering dicari dan diminta melalui nama

5. jumlah langganan yang berkomunikasi banyak

3. Alat yang digunakan

Pada dasarnya semau jenis perlengkapan arsip dapat digunakan untuk  menyelenggarakan kegiatan penyimpanan system abjad. Dalam hal ini, penggunaan alat kearsipan ynag digunakan, lebih di tekankan untuk alat – alat yang paling di gunakan di semua kantor, khususnya untuk menyimpan arsip – arsip aktif . Untuk peralatan yang di tidak di sebutkan disini, dalam praktiknya dapat menyesuaikan denga aturan yang berlaku dalam penyimpanan system abjad. Peralatan dan perlengkapan tersebut, anatara lain sebagai berikut.

A. Filing cabinet

Laci filing cabinet dapat menampung surat sekitar 3500 – 4000 lembar. Jadi penggunaan filing cabinet disesuaikan dengan banyaknya arsip yang ada di kantor. Paling tidak 1 filing cabinet hsrud di sediakan jika arsip tidak banyak. Laci tersebut dapat di beri kode A – Z. Akan tetapi, jika arsip dalam jumlah yang banyak, biasa saja 1 laci hanya untk sau kode huruf. Jadi, dibutuhkan sebanyak 26 laci.

B. Guide

Guide sebagai pembatas antara kelompok arsip yang satu dengan yang lainnya sebanyak 26 guide juga harus disediakan. Di beri kode A – Z.

C. Hanging folder

Untuk mrnyimpan surat dalam filing cabinet, surat terlebih dahulu harus dimasukan ke dalam hanging folder, jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Hanging folder di tempatkan belakang guide. Misalnya, jika di tempatkan di belakang guide A, hanging folder diberi kode Aa,  Ab, A, dan seterusnya. Atau dapat langsung diberi kode dengan nama koresponden.

D. Alat sortir

Untuk memudahkan dalam menyotir arsip, di perlukan alat sortir yang memadai. Tentu saja 26 kotal/trap disediakan.

4. Prosedur penyimpanan arsip system abjad

Langkah – langkah/prosedur penyimpanan arsip sintem abjad aalah sebagai berikut.

A. Memeriksa surat/berkas

Sebelum surat di simpan, terlebih dahulu petugas memeriksa surat/arsip yang akan disimpan. Apakah arsip tersebut sudah boleh disimpan, ataukah sebenarnya surat tersebut masih belum selesai prosesnya.

B. Mengindeks surat/berkas

Surat di baca, kemudian di tetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka yang di indeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar maka yang di indeks adalah nama tujuan.

C. Mengode surat/berkas

Kode surat didapat setelah mengetahui indeks. Kode abjad di ambil dari dua huruf pertama pada unit pertama nam yang telah di indeks. Tulislah kode pada surat/ arsipnya.

D. Menyortir surat

Menyortir surat adalah mengelompokan surat – surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu “monda mandir”.  Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan pada saat yang bersamaan dalam jumlah yang banyak.

E. Menempatkan surat/berkas

Langkah terakhir dari proses penyimpanan adalah menempatkan arsip yang pada tempatnya. Tempatkan arsip sesuai dengan kode yang telah di tetapkan.

5. Prosedur penemuan kembali

Surat yang sudah disimpan, pada suatu saat dapat di cari kembali. Keberhasilan dari kegiatan kearsipan adalah apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat. Hal penting yang harus di ingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman. Ini sangat penting dilakukan karena seringkali kehilangan arsip di sebabkan karea peminjaman yang tidak tertib, artinya peminjaman tidak di catat. Kehilangan arsip berarti kehilangan informasi.

Langkah – langkah yang dilakukan untuk menemukan surat adalah sebagai berikut.

A. Menentukan judul surat

Petugas harus mengetahui judul dari arsip yang dicari, yaitu nama pengirim (jika surat masuk) atau nama yang di tuju (surat keluar).

B. Menentukan indeks

Judul surat kemuadian di indeks berdasarkan peraturan mengindeks nama orang/badan/organisasi.

C. Menentukan kode/surat

Nama yang sudah di indeks kemudian di tentukan kode suratnya, sebagai pedomanan/alat bantu untuk mencari arsip

D. Mencari arsip di tempat penyimpanan

Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat.

E. Mengambil surat

Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang di cari, ambilah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)

F. Memberikan arsip kepada peminjaman

Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjaman disertai lembar peminjaman arsip (lembar 2) untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan.

G. Menyimpan lembar  pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file

Lembar pinjam arsip (disimpan pada tickler file sebagai alat control petugas arsip tergadap arsip –  arsip yang di pinjam.

B. Contoh penyimpanan arsip menurut abjad

                                                                                                       

Setelah nama diindeks (apakah itu perorangan, perusahaan, pemerintah, organisasi), kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tetapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunnya dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga, dan seterusnya.

Berikut contoh susunan klasifikasi abjad. dalam sebuah laci.

Guide pada Sistem Abjad

Dibalik setiap guide abjad inilah disimpan surat-surat yang sudah diklasifikasikan/dikelompokan berdasarkan susunan abjad.
Contoh:
Abdurahman
Ali Abdurahman
Waluyo Abdi
Haryanto Arbi
Abdullah Badawi
Gunawan Budianto
Raihan Binsar
Ratna Budianto
Chacha Cahyanti
Yulianti Cahyati
Septian Dwi Cahyo
Alia Mitha Cahaya

setelah nama-nama tersebut diindeks dan diklasifikasikan, maka urutan surat-surat tersebut adalah sebagai berikut.

1. Abdi, Waluyo

2. Abdurahman
3. Abdurahman, Ali
4. Arbi, Haryanto
5. Badawi, Abdullah
6. Binsar, Raihan
7. Budianti, Ratna
8. Budianto, Gunawan
9. Cahaya, Alia, Mitha
10. Cahyati, Chacha
11. Cahyati, Yulianti
12. Cahyo, Septian, Dwi

Kalau sudah diurutkan seperti diatas maka tinggal meletakan surat tersebut kedalam guide yang sesuai dengan abjadnya, misal: Abdi, Waluyo disimpan pada guide A.

Terima kasih telah berkungjung